Apps facilitam controle de caixa de PMEs e MEIs sem planilhas

O controle financeiro de uma pequena empresa pode começar em uma planilha, mas tende a exigir mais tempo conforme crescem o número de movimentações, contas bancárias, formas de pagamento e valores a receber. Nesse cenário, aplicativos e plataformas de gestão financeira podem reduzir lançamentos manuais e reunir informações que antes ficavam distribuídas em diferentes arquivos e sistemas.

O fluxo de caixa é uma das principais informações nesse processo. O controle deve registrar recebimentos, pagamentos e despesas e também permitir a projeção de entradas e saídas futuras. Isso ajuda o empreendedor a acompanhar o saldo disponível e antecipar necessidades de capital de giro.

Quando a planilha começa a ser insuficiente?

Não existe um momento específico em que toda empresa precisa abandonar a planilha. Para operações com poucas movimentações, ela pode continuar funcionando. A dificuldade tende a surgir quando a atualização passa a depender de consultas frequentes a diferentes bancos, maquininhas, contas a pagar e valores ainda não recebidos.

Outro sinal aparece quando o empreendedor consegue acompanhar o faturamento, mas tem dificuldade para explicar quanto dinheiro realmente está disponível. Isso acontece porque vendas, recebimentos e saldo em caixa não representam necessariamente a mesma coisa.

Nesse estágio, a substituição da planilha por uma ferramenta digital pode ajudar principalmente a reduzir a fragmentação das informações e automatizar parte da rotina de conferência.

Quais ferramentas podem substituir controles em planilhas?

Existem soluções com propostas diferentes, desde ferramentas gratuitas de fluxo de caixa até plataformas que integram informações financeiras, bancárias e operacionais.

Recursos que um aplicativo de controle financeiro pode oferecer

Antes de escolher uma ferramenta, é importante identificar quais informações são necessárias para administrar o negócio. Entre os recursos que podem reduzir a dependência de planilhas estão:

• registro e categorização de receitas e despesas;
• contas a pagar e a receber;
• visão do fluxo de caixa;
• saldos e movimentações bancárias;
• recebimentos previstos;
• relatórios de desempenho financeiro;
• conciliação ou conexão com contas bancárias;
• projeções de caixa;
• alertas sobre alterações relevantes nas finanças.

A necessidade varia conforme o negócio. Uma empresa que recebe principalmente por cartão pode dar mais peso ao acompanhamento de recebíveis, enquanto outra, com diversas contas bancárias, pode priorizar a consolidação dos saldos.

Open Finance reduz a atualização manual das contas

Uma das limitações da planilha aparece quando a empresa movimenta dinheiro em mais de uma instituição financeira. Nesse caso, manter o controle atualizado pode exigir a consulta individual dos extratos e a transferência manual das informações.

O Open Finance permite que empresas autorizem o compartilhamento de dados financeiros entre instituições participantes. Quando esse recurso é integrado a uma ferramenta de gestão, os dados das contas bancárias empresariais autorizadas podem ser reunidos em uma única visão.

No Serasa Descomplica, por exemplo, a conexão bancária permite centralizar saldos e extratos das contas do CNPJ em um só lugar. A solução também categoriza receitas e gastos, disponibiliza relatórios financeiros e acompanha valores já recebidos e recebimentos futuros de cartões. Essas funções da solução preveem unificação de contas, categorização de movimentações e relatórios de desempenho financeiro.

A ferramenta também utiliza IA para analisar informações do fluxo de caixa e fornecer dicas, alertas e recomendações financeiras. A plataforma também informa que o recurso pode apoiar projeções de receitas e a identificação de riscos relacionados ao caixa.

IA começa a interpretar o fluxo de caixa

A inteligência artificial adiciona outra camada ao controle financeiro. Em vez de a ferramenta apenas armazenar lançamentos e apresentar relatórios, determinados sistemas podem analisar o histórico das movimentações para identificar padrões, elaborar projeções e gerar alertas.

Esse tipo de automação não substitui a análise do empreendedor. A função é reduzir o trabalho necessário para transformar registros financeiros em informações que possam ser usadas no acompanhamento do negócio.

A substituição das planilhas, portanto, não depende apenas da quantidade de funcionalidades disponíveis. A ferramenta tende a gerar mais valor quando consegue reduzir tarefas manuais e tornar mais simples entender quanto a empresa tem em caixa, quanto ainda deve receber e quais compromissos financeiros estão previstos.